Cuando un cliente o deudor incumple con sus obligaciones de pago, es fundamental pasar de la comunicación informal a la acción legal formal de manera estructurada. Este proceso se divide en dos fases principales: la extrajudicial (amistosa/formal) y la judicial (monitorio).
1. Fase Extrajudicial: La Prueba Fechaciente
Antes de acudir a los tribunales, la ley exige que se haya intentado el cobro por otros medios. Además, la documentación de esta fase será tu principal prueba ante el juez.
a. El Recordatorio Inicial (Amistoso)
- Acción: Envío de correos electrónicos, llamadas o mensajes.
- Propósito: Confirmar que el impago no es un error administrativo.
- Documentación: Registra la fecha y el contenido de estas comunicaciones.
b. El Requerimiento Formal (Burofax)
- Acción: Envío del burofax que aprendimos a redactar en la guía anterior.
- Propósito: Constituir al deudor en mora. Esto significa que, desde la fecha de recepción del burofax, el deudor podría empezar a generar intereses de demora legales.
- Documentación Clave: Certificación de contenido y Acuse de Recibo del burofax. Sin estos, el juez podría considerar insuficiente la reclamación previa.
⚠️ Atención PyME: En España, la Ley 3/2004 establece medidas de lucha contra la morosidad. Si el deudor es otra empresa o la Administración, tienes derecho a exigir no solo la deuda principal, sino también los intereses de demora (fijados semestralmente por el Ministerio de Hacienda) y una indemnización por costes de cobro de 40 € por cada factura impagada, sin necesidad de probar el perjuicio.
2. Fase Judicial: El Procedimiento Monitorio
Si el burofax es ignorado o la deuda no se satisface en el plazo otorgado, el siguiente paso es presentar una petición de procedimiento monitorio ante el Juzgado de Primera Instancia competente.
a. ¿Qué Deudas Califican para el Monitorio?
El monitorio es válido para cualquier cantidad de dinero, siempre que la deuda sea:
- Dineraria: Que consista en dinero.
- Líquida: Que su importe esté cuantificado (ej. 1.500 € + IVA).
- Determinada/Exigible: Que esté basada en facturas, albaranes, contratos, reconocimientos de deuda o cualquier otro documento que justifique la relación mercantil.
- Vencida: Que el plazo de pago haya finalizado.
b. Preparación de la Demanda (Petición Inicial)
Aunque para deudas inferiores a 2.000 € no es obligatorio contar con abogado y procurador, es altamente recomendable para asegurar la correcta presentación.
Documentación Fundamental que Debes Adjuntar:
- Formulario de Petición Inicial de Proceso Monitorio: Se debe rellenar el formulario oficial (disponible en la web del Consejo General del Poder Judicial – CGPJ), identificando a ambas partes, la cuantía exacta y el origen de la deuda.
- Prueba de la Deuda: Las facturas impagadas son la base.
- Prueba de la Relación: Contrato, albarán o pedidos que demuestren que los bienes/servicios fueron entregados/prestados.
- Prueba de la Reclamación Previa: El burofax certificado con su acuse de recibo.
c. La Respuesta del Juzgado: Tres Posibles Escenarios
Una vez admitida a trámite, el Juzgado requerirá formalmente al deudor que pague en un plazo de 20 días hábiles. La acción del deudor determinará el siguiente paso:
| Escenario | Acción del Deudor | Consecuencia para la PyME |
| 1. Paga | Paga la deuda al Juzgado o directamente a tu PyME. | Final del Proceso. El Juzgado archiva el caso. |
| 2. Se Opone | Presenta un escrito de oposición. | El monitorio termina, y la vía se transforma en un Juicio Verbal (si la deuda es inferior a $15.000 €$) o Juicio Ordinario (si es superior). Aquí necesitarás abogado y procurador. |
| 3. No Contesta | No paga ni se opone en los 20 días. | El Mejor Escenario. El Letrado de la Administración de Justicia (LAJ) dicta un Decreto de Fin del Proceso Monitorio, que tiene valor de título ejecutivo. |
3. Ejecución Forzosa (Título Ejecutivo)
Si el deudor no contesta (Escenario 3), el Decreto del LAJ te permite solicitar la ejecución forzosa.
- Acción: Presentas una “demanda de ejecución” ante el mismo Juzgado.
- Resultado: El Juzgado ordenará la investigación de bienes del deudor a través de organismos como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social y procederá al embargo de cuentas bancarias, nóminas o bienes inmuebles hasta cubrir la cuantía debida.
Recursos Adicionales
- Modelos Oficiales: Busca en la web del CGPJ (Consejo General del Poder Judicial) el modelo de Petición Inicial de Proceso Monitorio.
- Asesoramiento Profesional: Aunque sea inferior a $2.000 €$, consulta siempre con un abogado especializado en Derecho Mercantil para asegurarte de que la documentación es impecable y no hay errores procesales.
Nuestro consejo es: la mejor defensa contra el impago es la documentación perfecta. ¡No dejes que el esfuerzo de tu negocio se quede sin remunerar!
