¿Qué es la Factura Electrónica y por qué es Obligatoria?
La obligación de emitir y recibir facturas electrónicas entre empresas y autónomos (B2B) en España surge de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece).
El propósito principal es doble:
- Lucha contra la Morosidad: Al garantizar la fecha de emisión y recepción de las facturas, se busca reducir los plazos de pago y proteger a las PyMEs de los impagos.
- Digitalización y Lucha contra el Fraude: Proporciona a la Agencia Tributaria (AEAT) información en tiempo real, mejorando el control fiscal y simplificando las gestiones para las empresas.
Puntos Clave a Entender
- No es un PDF: Una factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email. Es un documento digital que debe estar estructurado en un formato estándar (generalmente FacturaE en España, o formatos internacionales como UBL/CII) y debe ser transmitido a través de plataformas o sistemas específicos que garantizan su integridad y validez legal.
- Ámbito B2B: La obligación se centra en las operaciones entre empresarios y profesionales (Business to Business). La facturación al consumidor final (B2C) sigue sus propias normativas.
🗓️ Calendario de Implementación: Las Fechas Críticas (2026)
La Ley Crea y Crece establece una entrada en vigor escalonada que depende del tamaño de la empresa, medida por su volumen de facturación anual.
| Grupo de Empresa | Facturación Anual | Plazo Máximo de Entrada en Vigor |
| Gran Empresa y PyMEs con gran volumen | Superior a 8 millones de euros | 1 año después del desarrollo reglamentario (Se espera 2025) |
| PyMEs y Autónomos | Igual o inferior a 8 millones de euros | 2 años después del desarrollo reglamentario (Se espera 2026) |
Nota del Asesor: Si bien el foco está en 2026 para la mayoría de las PyMEs, es crucial no esperar al último minuto. La adaptación de los sistemas de gestión y contabilidad requiere tiempo y formación.
🛠️ Requisitos Técnicos y Operativos para su PyME
Para cumplir con la normativa, su empresa deberá adoptar un sistema que cumpla con los siguientes criterios:
1. El Software de Facturación (‘VeriFactu’)
El sistema que utilice para emitir facturas debe ser capaz de generar un registro informático seguro e inalterable, según lo establecido en el futuro Reglamento VeriFactu de la AEAT (anteriormente conocido como ‘Ley Antifraude’ o ‘TicketBAI’ en País Vasco/Navarra).
- Requisito de Trazabilidad: El sistema deberá garantizar la trazabilidad de la factura y su integridad (que no ha sido modificada).
- Firma Electrónica: La factura debe llevar una firma electrónica cualificada o avanzada para asegurar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
2. Plataformas de Intercambio
Las facturas deberán ser transmitidas a través de una de las siguientes vías:
- a) Plataforma de Intermediación Pública (AEAT): Un sistema gratuito que la AEAT pondrá a disposición para aquellos que no dispongan de soluciones propias o deseen utilizarlas para el intercambio.
- b) Plataformas Privadas (Proveedores de Servicios): Plataformas de intercambio autorizadas que actúan como intermediarios y ofrecen servicios adicionales de gestión y archivo.
3. Requisitos de Conservación
El emisor de la factura está obligado a garantizar el acceso y la conservación de las facturas electrónicas durante el plazo legal de cuatro años, incluso si el cliente deja de trabajar con usted. Esto implica:
- Ofrecer al cliente la posibilidad de consultar, descargar e imprimir la factura electrónica sin coste durante este periodo.
✅ Consejos Prácticos y Pasos a Seguir para PyMEs (SEO Optimizados)
La transición a la factura electrónica es una oportunidad, no solo una obligación. Aquí le explicamos cómo prepararse para el 2026:
Paso 1: Audite su Sistema Actual de Facturación
- Identifique su ERP/Software de Contabilidad: Determine si su actual programa (ej. Sage, Contasol, un ERP a medida) tiene capacidad para generar facturas en formato FacturaE o un formato estructurado compatible.
- Hable con su Proveedor: Consulte a su proveedor de software sobre las actualizaciones planificadas para cumplir con la Ley Crea y Crece y el Reglamento VeriFactu.
Paso 2: Evalúe las Soluciones de Intercambio
- Solución Gratuita (AEAT): Si su volumen de facturación B2B es bajo, la solución pública puede ser suficiente, aunque generalmente ofrece menos funcionalidades de gestión.
- Solución Privada (Recomendado): Para un alto volumen o mayor necesidad de automatización, considere un Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica que automatice la conexión con las plataformas de sus clientes y cumpla con el archivo legal.
Paso 3: Aproveche los Kit Digital y Subvenciones
- Kit Digital: El programa Kit Digital ha destinado ayudas a la digitalización, incluyendo la solución de Factura Electrónica. ¡Aproveche estos fondos! Contacte a un Agente Digitalizador para obtener la ayuda necesaria y adquirir el software compatible.
Paso 4: Formación Interna
- Capacitación: Su personal de administración y contabilidad debe estar familiarizado con el nuevo flujo de trabajo. La emisión, recepción y gestión de las facturas electrónicas estructuradas será distinta a la simple gestión de PDFs.
- Consulta con el Gestor/Asesor Fiscal: Confirme con su asesor si su empresa está en el grupo de implementación de 1 o 2 años y qué medidas fiscales inmediatas debe tomar.
- Revisión del Software: Pida a su proveedor de software un roadmap de cumplimiento con la normativa de Factura Electrónica y VeriFactu.
- Investigar Kit Digital: Si aún no ha solicitado el Kit Digital, o si lo hizo y le queda presupuesto, considere destinarlo a soluciones de Gestión de Facturación Electrónica.
La factura electrónica no es solo una obligación; es la llave para la automatización y la eficiencia en la gestión de su tesorería. ¿Está su PyME lista para dar este salto digital y asegurar así la competitividad en el mercado B2B español?
