Introducción
Emitir una factura correctamente es el pilar fundamental para la salud financiera de tu negocio y para evitar problemas con Hacienda. Un error aquí puede retrasar un cobro o provocar una sanción administrativa. En esta guía, desglosaremos los elementos obligatorios que debe contener tu factura para ser legalmente “perfecta”.
Estructura de la Factura Perfecta (Paso a Paso)
Para que una factura sea válida ante la Agencia Tributaria, debe cumplir con el Reglamento de Facturación. Asegúrate de incluir estos 6 bloques de información:
Paso 1: Identifica la factura (Numeración y Fecha)
Toda factura debe ser única.
- Número de factura: Debe ser correlativa (1, 2, 3…). Nunca saltes números ni los repitas. Puedes usar series (ej: 2025-001) para organizar mejor los años.
- Fecha de emisión: El día en que emites el documento.
- Fecha de operación: Solo si es distinta a la de emisión (el día que realmente hiciste el trabajo).
Paso 2: Tus datos fiscales (Emisor)
Tú eres quien vende el servicio o producto. Debes incluir:
- Nombre y Apellidos (autónomos) o Razón Social (empresas).
- NIF o CIF.
- Domicilio fiscal completo (Dirección, CP, Ciudad).
Paso 3: Los datos de tu cliente (Receptor)
A quién le vendes. Para que tu cliente pueda deducirse el gasto, necesita:
- Nombre completo o Razón Social.
- NIF o CIF.
- Domicilio fiscal.
Paso 4: Descripción de las operaciones (El concepto)
Esta es la parte central. No seas ambiguo.
- Describe detalladamente el servicio prestado o el producto vendido.
- Indica la cantidad, el precio unitario y el posible descuento si aplica.
- Esto forma la Base Imponible (el precio antes de impuestos).
Paso 5: Desglose de Impuestos (La parte crucial)
Aquí es donde muchos cometen errores. Debes separar claramente:
- Tipo de IVA: Indica qué porcentaje aplicas (21%, 10%, 4% o 0% si es exento).
- Cuota de IVA: La cantidad exacta en euros que corresponde al impuesto.
- Retención de IRPF (Solo autónomos): Si facturas a otras empresas o autónomos, debes restar el IRPF (normalmente el 15%, o el 7% para nuevos autónomos).
Paso 6: Importe Total y Forma de Pago
- Total a Pagar: La suma de la Base Imponible + IVA – IRPF. Ponlo en grande y negrita.
- Método de pago: Facilita el cobro indicando tu número de cuenta (IBAN), fecha de vencimiento o enlace de pago (PayPal/Stripe).
Ejemplo Visual de Cálculo
Para un servicio de consultoría de 1.000€ (Base Imponible) realizado por un autónomo profesional:
| Concepto | Cálculo | Importe |
| Base Imponible | Precio del servicio | 1.000,00 € |
| IVA (21%) | 1.000 x 0,21 (Se suma) | + 210,00 € |
| IRPF (15%) | 1.000 x 0,15 (Se resta) | – 150,00 € |
| TOTAL A PERCIBIR | (1000 + 210 – 150) | 1.060,00 € |
Consejos Pro para PYMES
- No borres facturas: Si te equivocas, nunca elimines una factura ya emitida. Debes hacer una factura rectificativa5.
- Diseño: Usa una plantilla limpia con tu logotipo. La imagen profesional ayuda a cobrar antes.
- Digitalización: Prepárate para la normativa de Factura Electrónica y sistemas como TicketBAI6, usando software en la nube en lugar de Excel.
- Obligatorio: Número correlativo, fecha, datos fiscales de ambos lados, descripción, desglose de IVA/IRPF y total.
- Error común: Olvidar aplicar la retención del IRPF siendo autónomo profesional.
- Siguiente nivel: Automatizar este proceso con software para evitar errores humanos.
