Una de las características de la organización de eventos es ofrecer un servicio en el que prime la cordialidad, tanto en la relación que se establece con el cliente como, con el correr del tiempo de planificación, con los proveedores y los invitados. Es por ello que es central que la comunicación sea siempre clara, precisa y educada, sea ésta cara a cara o mediada.

 

La inclusión de páginas web creadas especialmente para un evento, salas de chat informativo, correo electrónico para el envío de invitaciones y novedades y perfiles en redes sociales tiene como fin una mayor cobertura y llegada, así como también es una herramienta que destaca por su inmediatez y cuidado del medio ambiente.

Pero apelar a la tecnología nunca nos tiene que hacer olvidar nuestro norte de cortesía. Es por ello que existen distintas reglas de protocolo que pueden, perfectamente, aplicarse al entorno virtual para que la comunicación con los clientes, proveedores e invitados sea exitosa y responda a lo requerido por quien nos contrata, resaltando así la seriedad de nuestra empresa.

Si bien es cierto que Internet tiene su lenguaje propio, con abreviaturas, signos fonéticos e incluso los ya naturalizados emoticones, es recomendable abandonarlos a la hora de comunicarnos en el marco de nuestra actividad. Así, el mensaje será entendido sin dificultad ni dobles sentidos.

Palabras como adiós, gracias, buenos días, estimado y por favor nunca están de más. Al contrario, son el condimento necesario para que proyectemos una imagen moderna pero clásica a la vez. En el caso de los foros, deben evitarse temas que no tengan que ver con la propuesta. Tampoco pueden subirse a la red fotos de personas que no lo han autorizado.

Las reglas de cortesía, los buenos modales, ser conciso y directo, escribir claramente, respetar los tiempos, enviar respuestas concretas a quien corresponda y tener pleno conocimiento del asunto que se está tratando son claves para el éxito de la comunicación electrónica previa a un evento.

El e-mail es un tema que requiere especial atención. En principio, al crear una cuenta debemos ser concientes de que se trata de la firma de nuestra empresa, por lo que debe utilizarse un nombre que la represente, corto y fácil de recordar en lo posible. A la hora de enviar algún mensaje, el “asunto” debe ser concreto y pertinente. Cuando se acumulen respuestas, es aconsejable borrar los “RE”: quedan muy poco prolijos. En cuanto a los mensajes, no deben extenderse en explicaciones. No debe abusarse de las palabras en mayúsculas ni adjuntarse archivos muy pesados, salvo que sean solicitados expresamente por el destinatario. Finalmente, para proyectar una imagen corporativa positiva, deben estar firmados con los datos completos de quien los envía: nombre y apellido, cargo, empresa, dirección de e-mail y teléfono.

Otro punto a tener en cuenta es la importancia de no enviar mensajes en cadena. En estos casos, es recomendable recurrir a la herramienta de “copia oculta”. Los spam y los comentarios chistosos deben reservarse para la vida privada y separarse de nuestra lista de contactos laborales.

Por último, debe recordarse que los mensajes tienen que ser respondidos entre las 24 y las 48 horas de recibidos, borrando previamente a los destinatarios con los que no nos interesa contactarnos.

Ser discretos y ubicados, incluso en Internet, es reflejo de elegancia y estilo.

¡Te deseo un excelente fin de semana! 

Por Yanela Biancardi. Organizadora Profesional de Eventos y Espectáculos egresada de la Fundación de Altos Estudios. Se especializa en la Organización de Eventos Empresariales y las Relaciones Públicas. Y es Co-Fundadora de Estilo Vernissages y Directora de www.yanelabiancardi.com.ar.

http://www.somos-pymes.com/noticias/opinion/protocolo-la-elegancia-tambien-en-internet.html

 

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