Trabajé durante unos 17 años como periodista especializado en tecnología al frente de uno de los medios más reconocidos y premiados de Argentina en ese rubro. Durante mucho tiempo pensé que la mayoría de las empresas utilizaban tecnología en todos sus procesos. Claramente, tenía una visión muy parcializada por vivir en un mundo altamente tecnológico. 


Ahora, alejado de ese mundo IT y conociendo cada día a más empresas de diferentes tamaños y rubros, llego a la conclusión de que la mayoría de las compañías, sean estas corporaciones o PyMEs no utilizan adecuadamente la tecnología, si es que la utilizan.  Hay un profundo desconocimiento de lo que la tecnología puede hacer por los negocios. Y esto, claro está, es una gran oportunidad para las empresas de base tecnológica y por supuesto para las PyMEs.

Del Escritorio a La Nube.

Por empezar hay una clara diferencia entre dos tipos de compañías. Las que siguen utilizando la terminología de “Escritorio” y las modernas, que se adaptan más a los procesos que ofrece “La Nube”.  

La terminología de “Escritorio” es aquella que centra la información del negocio en sus computadoras o en los servidores de las redes internas. En estas compañías sigue existiendo el verbo “Adjuntar” y para estas empresas  el trabajo es un lugar.  Si estoy en ese lugar, puedo trabajar. Allí es dónde se siguen enviando versiones de archivos por mail, y se corrigen para luego volver una y otra vez. Estas empresas pierden valioso tiempo en dinámicas de trabajo que ya son parte del pasado. Si este es su caso, lo invito a replantearse las nuevas formas de trabajo que ofrecen los sistemas “cloud” o “en la nube”

Por otra parte, y generalmente pequeñas empresas startups o empresarios muy tecnólogos, se están acostumbrando a trabajar en “La Nube”.  El beneficio es avasallante. Por ejemplo, son los fabricantes de tecnología quienes proveen de la infraestructura tecnológica del negocio. Básicamente es como tener de proveedor de tecnología al que fabrica el producto. Si no fui claro, es como tener a Google o Microsoft como administrador de sus emails y sus documentos, planillas de calculo, etcétera.  De esta manera su gente podrá trabajar de forma colaborativa con 1 documento en línea y no con 30 adjuntos que se desactualizan. Podrá tener la información de clientes y proveedores en línea y acceder a ella desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet. En este tipo de empresas, el trabajo es una actividad  y no un lugar. 

Hoy las PyMEs cuentan con un diferencial muy grande para crecer, desde un punto de vista tecnológico, y competir de igual a igual con las corporaciones. Lo invito a que haga conmigo el siguiente análisis de seis herramientas de tecnología para ver qué puntos puede mejorar.

1. Su Página Web. Atendiendo al cliente 7×24

¿Todavía son de los que piensan que sus clientes “son especiales” y no pueden “comprar” sus productos online?¿Su mercado es muy específico? No se apresure en contestar esta pregunta. Mientras usted duda si sus clientes pueden “comprar”, o  “hacer pedidos” (que no es lo  mismo) en su página web, lo invito a que antes que se conteste esto haga la siguiente experiencia: llame a sus 3 mejores clientes y pregúnteles si alguna vez compraron un ticket para viajar en avión o ir al cine. ¿Quizás usted también le pasó esto? Bienvenido al club de los “especiales” que compramos por internet!! Seguramente si sus clientes no pueden comprar por Internet, quizás puedan pedir cotizaciones, verificar stocks, hacer reservas, registrarse a capacitaciones y un montón de servicios para fidelizar y mejorar procesos.  Deje de tener una página web que es sólo un panfleto institucional. Haga de su página web parte de su proceso comercial y de producción. Piense qué proceso pueden hacer sus clientes por usted, le aseguro que ya están listos para ellos.  

2. CRM: Un proceso de ventas y atención al cliente.
¿En su empresa siguen usando el Excel para atender a los clientes?¿Cuenta con un CRM en la nube? O lo que es mejor, ¿su página web está integrada con su CRM?  Hoy puede acceder a procesos de ventas muy poderosos por menos de U$S 300 dólares por mes.  Puede conocer mejor a sus clientes, tener los datos en un sólo lugar y tener un proceso comercial sólido y probado. ¿Ya conoce su pipeline de ventas de este año?¿Su tasa de cierre sobre propuestas?¿Y el cierre sobre prospectos calificados?¿Sabe cuál es su ticket promedio?¿Sabe el tiempo que pasa su gente atendiendo a sus clientes?¿Sabe cuántas horas hablan por teléfono por mes? Si no tiene estos números claros, el futuro le parecerá siempre algo que es imposible de visualizar.  Un CRM le permite a usted tener un proceso claro de ventas y proyecciones a futuro. Es una herramienta que hará que su venta sea proactiva en vez de reactiva para paliar los cambios en su mercado. 

3. ERP en La Nube: Información de Gestión desde cualquier lugar

¿Su sistema de gestión o ERP sólo le sirve para facturar? ¿Le brinda su sistema información de valor? Dicen los americanos: “dime cómo mides y te diré qué clase de empresa tienes”.  ¿Sabe su rentabilidad?¿Por línea de producto?¿Sus costos? Si su sistema ERP no le provee información para tomar decisiones a futuro, más que ERP usted tiene un contador que le dice qué pasó ayer pero no le da herramientas para planificar un futuro.  Aunque le parezca poco agradable tener un ERP en La Nube por temor a que su información contable esté en La Nube, esto le  garantiza acceso a estos datos en cualquier lugar e información de valor para la toma de decisiones, y de forma segura. 

4. Telefonía IP: Una PyME Multinacional
Hoy en día mostrar la imagen de una empresa en varias partes del globo ya no es tan costoso. Gracias a la telefonía IP usted puede tener a un costo muy económico su número de teléfono en casi cualquier país, y gracias a los lugares de co-working también puede tener dirección postal, y si me apura también puede tener una recepcionista que diga el nombre de su empresa y lo transfiera a un número en su país.  Usted pensará que todo esto es una locura de plata, pero con sólo U$S 200 por mes y por país usted puede tener todo esto y convertise en una empresa “multinacional”.

5.  Ofimática Online:  Sus emails y documentos en La Nube
Si usted es de esos que llegan a la oficina y hacen doble click en un iconito para leer los mails, o tiene una carpeta con cientos de versiones de Excel y Documentos, usted está trabajando en la edad del escritorio. La edad de la nube se signa por la disponibilidad de  todos sus documentos desde cualquier lugar, para que pueda compartir con sus colaboradores un documento y todos trabajar sobre él. También podrá buscar sus documentos con potentes motores de búsqueda al igual que sus emails.  Es decir, puede tener todo lo que hay en su computadora en Internet y beneficiarse de trabajar en La Nube. Google hoy manda en este territorio con su Google Apps y Drive, aunque Microsoft se está poniendo al tono. Le aseguro que si usted experimenta trabajar sobre un documento con varios de sus colaboradores en línea, le cambiará su forma de trabajar y ni que hablar de que una empresa como Google gestione sus email. Se va a olvidar de eso de “no me anda el mail”.

 

6. Reuniones Virtuales:  Trasladarse es parte del pasado.

Si le ha pasado como a mí de ir a reuniones improductivas, quizás este punto le interese. No somos pocos los que pasamos cientos de horas metidos en reuniones. Imagínese todo el tiempo que puede ahorrarse con un software en La Nube que le permita hacer videoconferencias, grabarlas, compartir documentos en línea. Si tiene sucursales usted amará estas herramientas además de ahorrar mucho dinero en viajes y traslados. Pequeñas compañías incluso aprovechan estas herramientas para capacitar a distancia. Cisco, Citrix  y hasta Google y Skype le permiten tener video conferencias profesionales por  muy poco dinero mensual.

El fin de este post es intentar hacerlo reflexionar que la tecnología puede ahorrarle mucho tiempo, brindarle información de valor y mejorar sustancialmente sus procesos. Lo invito a que investigue. Le prometo algo: usted puede tener herramientas de tecnología de una multinacional al alcance de la mano, o de un click  

(*) Gabriel Suárez es Editor General de CEO Forum. Gabriel fue co-fundador de Canal AR, el diario de TI más premiado de Argentina con un Premio Sadosky a la Innovación Periodística y un Mate.ar a la mejor página web de la Argentina. También es co-fundador de Gráfico y Simple y un emprendedor serial.

 

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