Quienes lo han intentado, lo saben. Implementar una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) puede traer más de un dolor de cabeza.

No se trata solamente de “instalar y usar”, sino que en el medio debe haber una revisión de los procesos de la operación y el negocio, una configuración de las opciones del ERP para que se adapten a las necesidades estratégicas de la organización (y a menudo sólo se puede lograr ambos ítems a través de una apretada solución de compromiso), modelado de la solución, entrenamiento del personal, testeos, gestión del cambio… y ése es sólo el comienzo. En 2013, Panorama Consulting Solutions realizó un relevamiento que ayuda a identificar algunos puntos críticos para evitar más dolores de cabeza.

Es muy fácil que un despliegue de ERP se vaya de presupuesto. De hecho, según el relevamiento más reciente de Panorama Consulting Solutions que abarcó 172 compañías globales, sólo el 35% admitió que sus implementaciones más recientes se hicieron dentro del presupuesto, mientras que más de un tercio (34%) dijo que había excedido el presupuesto por al menos un 26%. “La mayoría de los equipos de liderazgo no pueden predecir con precisión el costo total de propiedad”, asegura el informe de Panorama. Las principales razones para este desbordamiento, según los participantes de la encuesta, son que el proyecto excedió el alcance previsto (25%), o que aparecieron “problemas técnicos u organizacionales imprevistos” (17%). 

Tampoco es fácil terminar el despliegue en el tiempo estipulado. Sólo el 39% de los respondientes dijo que el trabajo fue completado en los términos previstos o antes, mientras que el 34% reportó una duración que excedió la planificación en al menos un 26%. Entre el 47% y el 55% de los encuestados citaron problemas organizacionales, expansión del alcance del proyecto, y restricciones en los recursos como factores que influyeron en la demora. 

Sin embargo, retrasos y superación del presupuesto no serían los mayores problemas si tan sólo el despliegue lograra traer a la organización los beneficios esperados. Desgraciadamente, cerca de la mitad (49%) de los respondientes informó que sus ERPs brindaron menos de la mitad de los beneficios proyectados. Sólo el 26% lograron más del 50% de los beneficios (del 51% al 100%). “En nuestra experiencia —explica el informe—, beneficios como más interacción o más disponibilidad de la información suceden rápidamente, mientras que beneficios como mayor productividad o más confiabilidad en los datos llevan más tiempo”. 

Razones por las que los despliegues no resultan como se esperaba 

El informe de Panorama rescata cinco razones por las cuales muchos proyectos de ERPs exceden las expectativas de presupuesto y plazos estimados:

1. Los presupuestos y lapsos estimados no tienen en cuenta la mejora en los procesos de negocios, la gestión de cambios organizacionales, la localización de recursos y/o la adaptación del software. Recomendación: Crear un caso de negocios y dedicar recursos adecuados para asegurar una planificación precisa del proyecto. 

2. Equipos de liderazgo que eligen sistemas basados en reputación o los argumentos de ventas de los proveedores, en lugar de sistemas que verdaderamente satisfagan sus requisitos futuros. Recomendación: Impulse recursos independientes para que recojan todas las necesidades, las mejoras en los procesos de negocios y las evaluaciones y negociaciones. 

3. Equipos de liderazgo que fallan en anticipar la magnitud del proyecto y el impacto que tendrá sobre la productividad, o la moral, antes y después de la implementación. Recomendación: Llevar adelante ejercicios de alineación ejecutiva y de educación; crear un caso de negocios determinando objetivos y herramientas de medición, y asegurar una fuerte planificación y ejecución de la gestión del cambio organizacional. 

4. Entrenamiento que no es a medida, y que se basa solamente en aspectos técnicos del sistema, y fallan en preparar a los usuarios para los nuevos procesos. Recomendación: Impulsar los recursos de terceras partes para entrenar cada área de la práctica y sus procesos. 

5. Falta de comunicación concertada a los usuarios finales sobre las razones detrás de la implementación, los beneficios que se pretenden lograr de un despliegue exitoso, y las maneras en que cada usuario y ejecutivo afectará al éxito o la falla del proyecto. Recomendación: Crear y seguir un plan abarcador de la gestión del cambio organizacional.

 

Cinco razones para los excesos en gastos y plazos

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Panorama también define una serie de razones organizacionales por las que puede fallar el despliegue de un ERP, de acuerdo al informe “2013 ERP Report: Organizational Change and Business Process Management” (Ver video en inglés)

Razones organizacionales por las que falla la implementación de un ERP

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¿Cuáles son los desafíos de implementar un ERP en empresas de Manufactura? Conclusiones del “2014 Manufacturing ERP Report” de Panorama.

Implementación de ERP en Manufactura 2014

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http://enterprise.itsitio.com/

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