Uno de los grandes desafíos empresariales es evitar que el conocimiento y las buenas prácticas se realicen por canales informales, a menudo invisibles para la organización. En estos tiempos, no es raro que los empleados compartan archivos a través de servicios públicos en la nube, discutan un documento s través de sus direcciones de e-mail perso

Uno de los grandes desafíos empresariales es evitar que el conocimiento y las buenas prácticas se realicen por canales informales, a menudo invisibles para la organización. En estos tiempos, no es raro que los empleados compartan archivos a través de servicios públicos en la nube, discutan un documento s través de sus direcciones de e-mail personales, o interactúen con clientes, socios y hasta referentes de la industria a través de las redes sociales. ¿Cómo hacer para que estas prácticas resulten visibles y aprovechables para las empresas? Las herramientas de colaboración, gestión de procesos y creación de sitios de Microsoft integradas en SharePoint pueden ser la respuesta.


“Cuando un amigo se va, deja un espacio vacío… que no lo puede llenar la llegada de otro amigo”. La poesía de Alberto Cortés bien puede aplicar a las organizaciones empresariales. Porque cuando un empleado se va, una parte del expertise de la organización parte con él. Y aún cuando el empleado permaneciera dentro de la organización, existen barreras que evitan una correcta comunicación de dicha experiencia. En el reciente SharePoint Day, organizado por el desarrollador de software Raona en las oficinas de Microsoft en la Ciudad e Buanos Aires, Jorge Ramo, director de proyectos de SharePoint en Raona, preguntaba a la audiencia: “¿Les ha pasado alguna vez enterarse de algo acerca de vuestra compañía que internamente no les habían comunicado?”. Buena parte de la audiencia sonrió ante esta pregunta, y otros admitieron directamente que les había sucedido con frecuencia.

“Muchas veces —aclaró el ejecutivo—, no es que no se quieran comunicar los conceptos, sino que no existe un canal para hacerlo”. Para Ramo, las herramientas que aportaron las redes sociales ofrecen hoy una oportunidad única de atravesar estas barreras de comunicación y de romper los silos dentro de la organización. “Lo importante —acota— es que la comunicación fluya”. En realidad, el conocimiento siempre fluye, sólo que cuando no puede hacerlo por los canales formales de la organización, encuentra otras vías que pasan por fuera de la empresa. Por ejemplo, no es raro que los documentos estén subidos a los servidores de la empresa, pero que la discusión de esos documentos se haga a través de e-mails personales, redes sociales e incluso plataformas en la nube (como puede ser la versión gratuita de Google Drive). Así, el conocimiento se queda afuera de la empresa.

“Hay que detectar al Lionel Messi del conocimiento en cada empresa. Seguramente hay alguien que sabe mucho de un tema y la empresa no se entera. Con la red social el conocimiento fluye, y la gente lo identifica, y puede saber a quién consultar sobre ese tema”, agrega Ramo. Para ello, el ejecutivo propone aprovechar las mejores características del entorno formal, que implica una comunicación estructurada, con el informal, que se crea en torno a los grupos de interés, es más relajado y flexible. Esto forma parte de la forma en que se mueve muchas compañías: se trabaja colaborativamente, de manera flexible, pero los resultados de comunican por vías formales.

Caso ESADE
Integración de Sharepoint con las herramientas de redes sociales en ESADE.


Sharepoint socialRaona propone la integración de SharePoint con las herramientas de redes sociales. La primera permite estructurar la intranet, gestionar el manejo de documentos y los procesos, en tanto que las segundas habilitan una clase de interacción entre los empleados que hace que el conocimiento se quede dentro de la organización.


Algunas de las características que aportan las herramientas sociales son:

• Muro de mensajes.
• Mensajería instantánea.
• Creación de grupos de interés para limitar las comunicaciones a este ámbito cuando así procediese.
• Interrelación con las redes sociales. Por ejemplo, la herramienta social de la empresa podría publicar los posts en Twitter de un referente de la industria en la que la organización se desenvuelve, o las noticias del mercado.
• Publicación de documentos para recolectar opiniones y sugerencias.
• Buzón de mensajes.
• Integración con sistemas empresariales, como el correo electrónico o el CRM para avisar de eventos específicos.
• Búsqueda en todas las instancias sociales, mensajería y archivos, para encontrar referentes sobre un tema, documentación, opiniones ya publicadas, etc.
• Creación de micrositios sobre temas específicos y wikis.

Existen herramientas sociales (que no necesariamente se integran con SharePoint) como Jive, Huddle, Podio, Confluence y otras. También está Yammer, empresa adquirida en junio pasado por Microsoft. Si bien ya existe una versión para SharePoint, seguramente se integrará mucho más a partir de la adquisición (por lo pronto, se sabe que tendrá un rol muy importante en el Office 2013). Otras herramientas que se apoyan sobre SharePoint incluyen las aportadas por Spigit, Bamboo Solutions,SnapTeam y Attini.

La propuesta de Raona se llama PiuPoint, que se integra completamente con SharePoint y con el directorio activo de la empresa. Esto garantiza la seguridad, el control del acceso a la información (incluso a nivel de documento) y simplifica la gestión. Esta herramienta dispone de un muro, permite crear comunidades (grupos de interés), publicar links, seguir las publicaciones de Twitter y otras redes sociales, o suscribirse a canales específicos de información, y permite obtener el feedback sobre un post, como así también especificar el rango de publicación. También permite tomar documentos del repositorio y publicarlo en el muro para que la gente (todos, o los de alguna comunidad específica) lo comente. Permite además la conectividad móvil, y puede interactuar con otros sistemas empresariales como el CRM o el ERP.

PiuPoint
¿Cómo es la herramienta social de Raona para SharePoint?


Más información Soluciones para hacer Social Business con SharePoint Características de PiuPointe para TI 
Fuente: http://www.enterprise.itsitio.com

Read more http://www.pymeyemprendedores.com/2012/09/claves-para-mejorar-la-gestion-del.html

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